L’« outsourcing » ou l’externalisation consiste à confier certaines des activités d’une entreprise à un prestataire. Popularisé après la crise financière mondiale de 2008, le secrétariat téléphonique l’a adopté depuis. Le télésecrétariat est ainsi devenu une solution quasi indispensable contribuant au bon fonctionnement d’une entreprise. C’est un pilier sur lequel se reposent les dirigeants de sociétés, c’est pourquoi il se doit d’être toujours opérationnel et de fournir des prestations de qualité. D’ailleurs, voici quelques avantages que procure l’externalisation de ce service.
La différence de prix flagrante
L’une des principales raisons incitant de nombreuses entreprises françaises à se tourner vers l’externalisation du secrétariat téléphonique vient principalement du fait que les tarifs soient très avantageux. À titre indicatif, la mise en place d’un service en interne reviendrait à organiser une campagne de recrutement, une formation pour développer les compétences de vos collaborateurs. S’ajoutant à cela, la hausse de votre budget de fonctionnement, les charges fiscales et administratives qui s’en suivent, etc.
Bref, l’outsourcing vous permet de vous dérober de toutes ces contraintes tout en vous faisant profiter du savoir-faire des professionnels de ce secteur. En outre, il se présente comme la solution idéale dans une optique de maximisation de profits et de développement durable pour votre entreprise.
Une exonération des ressources matérielles et technologiques
Pour pouvoir gérer efficacement le service, il faut être équipé des technologies et des matériels adaptés. Cela dans le but que les échanges téléphoniques, la retranscription des documents, la mise à jour de l’agenda… soient effectués de façon à suivre les dernières normes. En effet, ce genre de soucis, que l’on peut considérer comme mineurs au départ, auront des conséquences désastreuses une fois récurrentes.
En collaborant avec un prestataire de qualité, vous serez donc certains de vous libérer de ces charges supplémentaires que représente le parc informatique, les services de VOIP… Automatiquement, cela fait revenir inévitablement au paragraphe précédent. C’est-à-dire une réduction drastique des coûts tout en profitant d’une solution professionnelle et adaptée à vos besoins.
L’expertise à votre portée
Comme évoquée plus haut, l’externalisation vous permet de vous offrir une expertise sans avoir à faire face à la problématique du recrutement. Puisque le télésecrétaire aura au préalable maîtrisé les points suivants :
- un sens pointu en matière de rigueur et d’organisation ;
- l’éloquence pour offrir un accueil téléphonique personnalisé et une bonne expression orale ;
- l’appréciation de la relation client ;
- une certaine compétence linguistique ;
- une réelle aisance dans la langue française pour pouvoir s’exprimer avec diplomatie et tact.
En choisissant d’externaliser le secrétariat téléphonique, vous profiterez donc du savoir de vrai expert dans ce métier. Non seulement la production s’en verra améliorée, mais l’image de votre société en sera grandement sublimée.
La grande flexibilité
La grande flexibilité de l’externalisation du télésecrétariat téléphonique en fait un avantage indéniable dans une stratégie de développement de l’entreprise. Puisque celle-ci pourra, selon ses besoins, opter pour la formule qui lui convient. Plus particulièrement si ses activités viennent à évoluer dans le futur.
À ce propos, il est tout à fait possible que des changements imprévus adviennent ou qu’il y ait une augmentation considérable des volumes des appels au cours du temps de travail. Par conséquent, définir le nombre de personnes affectées à la tâche représente un véritable défi. Mais grâce à l’externalisation, toutes ces éventuelles difficultés se verront rayées de vos pensées.
La réactivité et la disponibilité en tout temps
Un service de secrétariat téléphonique demande une disponibilité et une réactivité constante des collaborateurs pour pouvoir répondre à chaque instant aux besoins des clients. Affecter vos employés à cette tâche impactera grandement leur temps de travail et la qualité de leurs prestations sur les activités essentielles de votre entreprise.
Faire appel à un prestataire en télésecrétariat permettra donc à votre entreprise d’être présente à chaque instant et ainsi répondre favorablement à vos clients dans les règles de l’art. Comme cités dans les paragraphes précédents, cela améliorera grandement l’image de votre entreprise.